Erfassung der Vendor-Daten umfasst das strukturierte Sammeln aller relevanten Informationen über Lieferanten, darunter Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen. Mithilfe der Online-Plattform zahlpruef können Mitarbeitende Daten direkt in ein sicheres Portal eingeben oder per Upload von standardisierten Formularen importieren. Das System unterstützt gängige Dateiformate und sorgt durch Eingabefelder mit Validierungsregeln dafür, dass bereits bei der Erfassung offensichtliche Unstimmigkeiten, wie falsch formatierte Adressangaben oder fehlende Pflichtfelder, direkt erkannt und korrigiert werden. Ergänzend bietet die Lösung die Verknüpfung mit externen Datenquellen, um Basisinformationen automatisch zu ergänzen und Dubletten zu vermeiden.
Im zweiten Schritt erfolgt die automatisierte Validierung der hinterlegten Daten gegen externe Referenzdatenbanken und IBAN-Prüfroutinen. Das System nutzt offizielle Datenquellen zur Gegenüberprüfung von Bankkonten und filtert Unstimmigkeiten in Echtzeit heraus. Klauseln für Compliance-Anforderungen können individuell konfiguriert werden, um Herstellungs- und Lieferkettenrichtlinien einzuhalten. Anpassbare Prüfalgorithmen prüfen dabei nicht nur das korrekte Format von Bankverbindungen, sondern auch die Übereinstimmung mit registrierten Adressdaten und Unternehmenskennzahlen, sodass Manipulationsversuche frühzeitig auffallen. Bei Abweichungen generiert zahlpruef automatisch Hinweise für manuelle Nachverfolgung.
Abschließend erfolgt die finale Prüfung und Dokumentation der validierten Stammdaten und Bankdetails. Nach Durchlaufen aller automatisierten Prüfungen werden Daten von Fachexpertinnen und Fachexperten manuell plausibilitätsgeprüft. Alle Schritte werden revisionssicher protokolliert und stehen in einem übersichtlichen Dashboard zur Verfügung, das den aktuellen Status jeder Anfrage anzeigt. Abschließende Berichte können als PDF exportiert oder per E-Mail an verantwortliche Mitarbeitende versendet werden. Dieser transparente Prozess schafft klare Nachweise für interne Audits und regulatorische Prüfungen in der Schweizer Industrie.
